Fuente: www.sence.cl

Nuevas preguntas y respuestas (Lunes 20 de Mayo 2013, 14 hrs).

Problemas previstos en el uso del sistema  y sus soluciones

¿Es necesario seguir el orden de la lista?

No importa el orden; el sistema reconocerá a cada persona cuando ponga su dedo en el lector.

¿cómo se identifican los relatores del curso?

De la misma manera, con su huella digital, que el Sistema Sence LCE reconocerá.

¿Qué pasa si se presentan fiscalizadores Sence en el curso?

Se identificarán de la misma manera, con su huella digital, que el Sistema Sence LCE reconocerá. Así quedará registro de la visita de fiscalización. Los fiscalizadores ya no necesitarán verificar asistencia, de modo que se concentrarán en otros aspectos del curso.

¿Qué pasa si no hay con conexión a internet?

El Sistema Sence LCE no necesita conexión durante el curso, sólo para bajar el LCE desde el sistema al PC del encargado(a) de tomar asistencia y luego, para informar la asistencia.

En versión web (conectado a Internet al momento de tomar asistencia), el sistema registra directamente la asistencia en los servidores del Sistema  Sence LCE.  En versión local (no conectado a internet al momento de tomar asistencia), el Sistema Sence LCE registra la asistencia en el PC o notebook local.

Esta última modalidad requiere que la persona encargada se haya conectado a internet antes del inicio del curso para descargar el Libro de Clases Electrónico, que incluye la lista de alumnos y sus datos, y el Sistema Sence LCE copiará el Libro de Clases Electrónico (incluyendo el registro de asistencia) desde el notebook o PC a los servidores centrales cuando haya conexión a internet.

Criterio de fiscalización

Cuál va a ser el criterio de fiscalización al ser sistema nuevo.

R: Al inicio, los fiscalizadores Sence estarán para apoyar y ayudar a las Otec y empresas a operar bien el sistema y a resolver rápidamente los problemas de la partida, incluyendo dar fé de la asistencia que se haya debido comprobar con otros medios de verificación por fallas de inicio.
El conocimiento generado por el sistema Sence LCE sobre las Otec y su comportamiento pasado ayudará a fiscalizar selectivamente, según patrones de riesgo de fraude. Los fiscalizadores entonces (2ª etapa) tendrán planes de fiscalización orientados a los casos de mayor riesgo.

¿Cómo Se previene que los alumnos marquen y se vayan?

Como medida anti-fraude, el Sistema Sence LCE podrá pedir que uno o más alumnos seleccionados al azar vuelvan a registrar su asistencia mediante la huella en cualquier momento durante la sesión (no estará activado al inicio).

¿Cómo se usará la información de asistencia en Sence?

R: El Sistema Sence LCE sólo registra. Los analistas de Sence detectan fraudes con esa información. Por ejemplo, se detectará si un participante asiste a más de una acción de capacitación al mismo tiempo.

Reportes, Estadísticas y Certificados

¿Habrá reportes en tiempo real de la información?

R: apenas se suba un LCE al sistema, se actualiza las tablas y por lo tanto las estadísticas. El sistema permite bajar en Excel todos los datos detallados (según los derechos que la persona tenga) para hacer los análisis que desee.

¿Cómo se genera el certificao de asistencia?

El sistema generará la información para los certificados sumando la totalidad de horas y minutos reales que se efectuó la capacitación desde que el relator abre el curso día por día, y hasta su término. De esta forma podremos fiscalizar algo que antes no se podía, la cantidad real de horas de capacitación efectuadas.

Inicialmente, y para hacer los cambios mínimos, cada Otec hace su certificado como antes, usando la cifra de asistencia que le informa el sistema (puede verla por alumno, por grupo de alumnos o total, tiene todos los datos).  Ya estamos trabajando en la generación automática de certificados de asistencia, los cuales debiesen poder emitirse por alumno, por empresa (lista de alumnos de la empresa), por Otec u otra clasificación.

Excepciones

¿Qué pasa con los cursos E- learning, aplica LCE?.

R: Por sus características (no exigir asistencia en un horario y lugar específicos), los cursos e-learning NO están afectos a la obligación de usar elSistema Sence LCE; sus usuarios siguen identificándose con una clave, como hasta ahora.  Para no confundir, al inicio los eximimos a todos, aunque tengan componentes presenciales.

¿Qué pasa con los cursos a distancia, aplica LCE?.

R: Los cursos a distancia  también están eximidos del uso del sistema Sence LCE en este inicio. En el futuro podrán incorporarse (se debe evaluar si vale lo que cuesta).

¿Pueden otros funcionarios de los Otec tomar asistencia?

R: Cualquier persona autorizada por la Otec además del relator podrá tomar asistencia. Además, el analista o administrativo de la Otec no requerirá identificarse con huella, podrá identificarse con password (para ahorrar un huellero que tendría muy poco uso).

Cómo operar frente a…

la persona no aparece en el listado del curso

Si la persona no aparece en el listado del curso, al poner su dedo en el lector el Sistema Sence LCE detectará la situación y solicitará “enrolar” a la persona. Esto consiste en registrar en el sistema los datos básicos de la persona (nombre, huella, número de Carné de identidad y número de serie de éste).  Una vez enrolada, el Sistema Sence LCE reconocerá la huella de la persona en las siguientes sesiones.

mano vendada

Si no es posible registrar la huella de una persona por cualquier causa, la persona responsable (típicamente relator) actuará como ministro de fe y registrará la asistencia de otra persona imposibilitada. El Sistema Sence LCE generará estadísticas automáticas del uso excesivo de esta opción para identificar patrones de fraude, que serán investigados.

Atrasos y Justificaciones

Si una persona llega atrasada o se retira antes, debe registrar su llegada (salida) en la primera oportunidad disponible que no interrumpa la sesión (pausa).

Si una persona llega atrasada, se retira antes o debe faltar, podrá informar a la persona a cargo de tomar asistencia sus motivos, adjuntando la documentación pertinente, en una pausa o al final de la sesión.

La persona a cargo de la asistencia registrará estos motivos en el Sistema Sence LCE seleccionándolo de una lista, dando fe de su validez. También conservará la documentación de respaldo provista por el alumno(a), cuya imagen (scan) copiará en el sistema (versión 2) para facilitar la revisión por parte de Sence.

Las diferentes justificaciones tienen diferentes consecuencias para el pago del subsidio, por lo cual Sence fiscalizará las ausencias justificadas que dan derecho a subsidio, revisando la documentación de respaldo copiada en el sistema y algunos originales seleccionados al azar.

Esta fiscalización podrá realizarse hasta que el subsidio esté pagado, y las OTEC y empresas deberán conservar la documentación de respaldo hasta ese momento al menos.

¿El sistema impide el registro si llego atrasado?

No.

El Sistema Sence LCE registra la asistencia en la fecha y hora en que cada alumno(a) puso su huella, sin validar si está o no dentro del horario.  Estas evaluaciones se realizan posteriormente en Sence, para decidir si corresponde o no el pago de subsidios.

corte de luz y notebook sin batería

R: La persona de la Otec o empresa debe avisar a Sence a la brevedad posible y pedir instrucciones. Las instrucciones serán del tenor “procure generar medios de verificación de la asistencia para posterior fiscalización”. Los medios dependerán de las posibilidades de cada caso (fotos, videos, firmas, testigos, visita rápida de fiscalizador …). Las Direcciones Regionales tendrán amplias atribuciones para evaluar y aceptar el registro de asistencia en cada caso.

la norma de calidad exige guardar registros físicos

R: Sence ya está en contacto con INN, a cargo de la Norma Chilena 2728, para que esta norma se ajuste y acepte la documentación electrónica del Sistema Sence LCE como suficiente. En todo caso, los Otec pueden respaldar e imprimir la información del sistema.

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Desde aqui, preguntas y respuestas que estaban antes del Lunes 20.

¿Qué es Servicio de Libro de clases electrónico?

Es un sistema que utilizando un servicio de verificación de identidad biométrica, hace de la toma de asistencia y el llenado del libro de clases para cursos Sence un proceso electrónico, seguro y expedito.

¿A partir de cuándo hay que empezar a operar con este sistema?
A partir del 1 de Junio 2013

¿Quiénes deben utilizar el sistema?
Todas las OTEC y empresas de capacitación para el registro de la asistencia de los cursos Sence que imparten y para el llenado del libro de clases electrónico.

¿Es obligatorio su uso?

Si, es obligatorio.

¿Cómo funciona este sistema?
El relator y los alumnos registran su asistencia usando el huellero y la aplicación usada por Acepta. Una vez terminada el curso, el relator o personal de la Otec sube el libro de clases al servidor y con eso queda registrada la asistencia.
La aplicación se encuentra para su descarga en https://www.acepta.com/sence/instaladores/

Equipamiento
¿Qué necesito para operar con este sistema?

• Un computador o notebook para cada punto en el que se tomará asistencia de cursos con franquicia Sence y para cada punto en el que se utilizará el sistema para administración de cursos.
• Un lector biométrico o huellero para cada punto dónde se realizará la captura de la huella de los alumnos para su toma de asistencia y para cada punto dónde personal administrativo accederá al sistema. Los modelos de lector deben ser Digital persona U.are.U 4000B o U.are.U 4500.
• Instalar el sistema y finalmente empezar a registrar la asistencia electrónicamente.
• Mostrar la información que se utiliza en el soporte del lector de la huella dactilar ya que es de uso obligatorio. Este soporte contiene información importante respecto de la privacidad de los datos de la persona que coloca su dedo en el lector, indicándole que dichos datos son para la verificación de identidad contra los datos almacenados y que por lo tanto, esta información personal no será comunicada a terceros.

¿Con qué características debe contar el equipo para toma de asistencia?
Las condiciones mínimas que debe cumplir cada PC son las siguientes:

• Memoria RAM: 1024 MB
• Windows: 98 segunda edición, XP o 7
• Conexión Internet: 1 Mb o superior
• Procesador: Pentium V o superior
• Internet solo cuando requiera descargar un curso o informar la asistencia.

¿Cómo puedo obtener un lector biométrico?
Los puede adquirir en los siguientes proveedores entre otros:

• www.acepta.com
• www.bartech.cl
• www.novaxionsur.cl
• www.tecnoplanet.cl

Si usted es proveedor y desea ser incluido en este listado envie un mail scabrera@sence.cl

¿Cuál es el costo de un lector biométrico?
El costo aproximado es de $50.000+IVA

¿Cómo instalo el huellero?
Deberá descargar el software de instalación desde la página de https://www.acepta.com/sence/ y seguir las instrucciones. También dispondrá de manuales con instrucciones en el sitio de descarga.

¿Puedo utilizar el huellero que viene en mi notebook?
Solo si es del modelo Digital persona U.are.U 4000B o U.are.U 4500., pues el software está desarrollado para estos modelos.

Capacitaciones
¿Se realizarán capacitaciones?
Se realizarán capacitaciones presenciales y video conferencia a lo largo del país. Sence convocará a las OTEC informando lugares y fechas. Adicionalmente se habilitarán tutoriales y videos en línea.

¿Dónde se realizarán las capacitaciones?
Las capacitaciones presenciales se realizarán a lo largo del país. Sence informará a cada OTEC del programa para su unidad regional.

¿Dónde me puedo inscribir a la capacitación?
Cada OTEC definirá un participante y lo inscribirá en Sence.

¿Cuántos participantes pueden asistir por OTEC?
1 participante por OTEC.

¿Qué perfil debe tener el participante que asista a la capacitación presencial?
Quién represente a la OTEC en la capacitación presencial debe tener un perfil idóneo para actuar posteriormente como transmisor de la información al resto de los interesados en su OTEC: Administradores de libro de clases, profesores, entre otros.

¿Qué sucede si no se puede asistir a la capacitación presencial?
Se dispondrá de un portal web dónde encontrará videos-tutoriales, manuales, videos, documentación técnica y otro material de apoyo que puede consultar para capacitación a distancia.

¿Cómo puedo responder consultas que no aparecen en esta lista?

• Escriba a Carlos Vergara en cvergarar@sence.cl y publicaremos su pregunta y la respuesta.